Gmail, un outil gratuit de Google, peut parfois être difficile à gérer. Pour éviter les problèmes, il est conseillé de maîtriser les astuces et conseils pour optimiser l’interface Gmail, ce qui améliorera votre productivité, votre efficacité et vous fera gagner du temps.
Emails de préparation à envoyer à un prochain rendez-vous pour déchiffrer un email crucial que vous avez récemment envoyé contenant une erreur majeure, ces astuces vous permettront de gérer votre compte Gmail plutôt que d’en avoir peur.
Introduction aux paramètres de Gmail 101
Pour effectuer des modifications importantes sur votre compte Gmail, il est nécessaire d’accéder à l’intégralité des paramètres de Gmail. Pour ce faire depuis un ordinateur de bureau via un navigateur, il suffit de cliquer sur l’icône de menu “Paramètres” représentée par une roue dentée en haut à droite de l’écran.
Une fois que vous avez cliqué dessus, Gmail vous proposera un menu “Paramètres rapides”, cependant, si vous souhaitez suivre les instructions de ce guide, vous devrez cliquer sur le bouton “Afficher tous les paramètres” pour continuer correctement.
Comment modifier le thème de votre boîte de réception Gmail pour le personnaliser ?
Affrontons la réalité : les thèmes par défaut de Gmail sont plutôt monotones. Vous avez la possibilité de personnaliser l’arrière-plan de votre boîte de réception en optant pour un nouveau thème qui apportera des images originales en fond d’écran. Pour ce faire, accédez à vos paramètres, sélectionnez l’onglet “Général”, repérez le sous-menu, cliquez sur “Thèmes”, et enfin sur “Définir un thème”.
Vous allez maintenant voir une fenêtre contextuelle où vous pourrez sélectionner votre thème préféré.
À partir de là, vous avez le choix entre les images prédéfinies de Gmail, comprenant principalement des paysages et des abstractions, ainsi que des couleurs de bloc et quelques illustrations, ou vous pouvez opter pour vos propres images.
Pour revenir à l’apparence initiale de votre thème Gmail, suivez le même processus, mais descendez pour trouver l’option “Par défaut” et la sélectionner.
Comment inclure des onglets dans votre messagerie Gmail
Beaucoup de personnes trouvent très pratique de pouvoir segmenter leur boîte de réception Gmail en différentes catégories. Cette fonctionnalité permet de classer les e-mails dans des onglets dédiés, comme les notifications des réseaux sociaux et les e-mails promotionnels des sites de commerce en ligne, ce qui offre une vision plus organisée des messages importants.
Si vous souhaitez réaliser cette action, ou du moins essayer pour déterminer si cela apporte un changement bénéfique, accédez à vos réglages. Ensuite, choisissez l’onglet “Boîte”. Parcourez la page pour repérer les différentes options de “Catégories”.
Vous avez la possibilité de choisir plusieurs catégories selon vos besoins. Par la suite, des onglets de catégorie apparaîtront en haut de votre boîte de réception.
Cliquez sur les différents onglets pour afficher le contenu. Si vous souhaitez passer d’une boîte de réception à onglets à une version sans onglets, il vous suffit de suivre les étapes décrites ci-dessus et de décocher les cases dans la section des catégories.
Les raccourcis clavier les plus utiles pour Gmail
Si vous êtes un utilisateur expert en informatique qui apprécie les raccourcis clavier, vous serez heureux de savoir que Gmail en propose une variété. Pour les utiliser, vous devez d’abord vous assurer qu’ils sont activés. Accédez aux paramètres, puis, dans l’onglet “Général”, faites défiler vers le bas pour trouver l’option permettant d’activer les raccourcis clavier.
Maintenant, il est possible de naviguer pour accéder à diverses fonctionnalités de Gmail. Consultez les pages d’assistance de Gmail pour découvrir la gamme complète d’actions désormais accessibles.
Vous avez la possibilité de modifier les raccourcis clavier de Gmail selon vos préférences personnelles. Pour cela, rendez-vous dans les paramètres, sélectionnez l’option “Avancé” dans le menu “Général”, puis activez les raccourcis clavier personnalisés.
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Après avoir actualisé votre écran, accédez aux paramètres où vous trouverez “Raccourcis clavier” comme onglet sous l’option “Général”.
Cliquez ici pour découvrir les différentes possibilités de personnalisation des raccourcis clavier.
Bénéficiez de la fonction Smart Compose de Gmail.
Gmail propose une fonctionnalité pratique appelée “Smart Compose” qui peut vous faire gagner du temps en vous aidant à rédiger des e-mails plus rapidement. Cette fonctionnalité, basée sur l’apprentissage automatique, suggère des phrases pertinentes pour éviter la répétition et réduire les erreurs d’orthographe et de grammaire. En plus de compléter vos phrases, Smart Compose peut également proposer des ajouts contextuels.
Le Smart Compose devrait être automatiquement activé, mais pour profiter pleinement de cette fonctionnalité intelligente, vous pouvez vérifier dans les paramètres. Sous les options générales, assurez-vous que les suggestions d’écriture Smart Compose sont activées.
Nous vous suggérons de mettre en place les réglages de personnalisation de Smart Compose. Cela permettra d’obtenir des suggestions adaptées à votre propre style d’écriture. Pendant que vous rédigez, vous remarquerez que les suggestions de Smart Compose de Gmail apparaissent en gris.
Pour les inclure dans le corps de votre e-mail, il suffit d’appuyer sur la touche “Tab” pour les insérer.
Comment structurer votre boîte de réception Gmail en utilisant des filtres et des règles.
Gmail offre la possibilité de configurer des “règles” pour trier vos emails. Il s’agit de gérer vos messages entrants en utilisant les filtres de Gmail pour les rediriger vers une catégorie spécifique, les archiver ou les supprimer automatiquement. Vous pouvez aussi les marquer d’une étoile ou les transférer vers une autre adresse email en configurant des règles.
Pour créer une règle de boîte de réception basée sur un terme de recherche, saisissez le terme dans la barre de recherche en haut de l’écran et cliquez sur la flèche vers le bas à droite de la boîte. Ensuite, sélectionnez “Créer un filtre”.
Cela affiche le menu d’action qui présente toutes les possibilités à votre disposition.
Pour modifier, gérer ou effacer vos filtres de règles à tout moment, rendez-vous dans le menu des paramètres. Dirigez-vous vers la section “Filtres et adresses bloquées”.
À partir de là, vous avez la possibilité de changer ou effacer les règles de filtre que vous avez mises en place.
Comment profiter au maximum de votre productivité en utilisant Gmail Tasks.
Google propose un outil appelé “Tasks” accessible via Gmail, Google Drive et Google Calendar, qui permet de dresser une liste numérique de tâches à réaliser. Cet outil gratuit est très utile pour vous aider à rester organisé et à gérer efficacement vos activités.
Vous avez la possibilité de créer jusqu’à 100 000 tâches autonomes ou récurrentes, inclure des informations supplémentaires et des notes, définir une date et une heure, ainsi que d’ajouter des sous-tâches.
Il y a deux méthodes principales pour créer des tâches dans Gmail. Lorsque vous êtes dans Gmail, recherchez le panneau latéral. Cliquez sur l’icône des tâches, représentée par un cercle bleu avec une ligne et un point à l’intérieur.
À partir de cet endroit, vous avez la possibilité de concevoir, administrer et effacer des activités, ainsi que d’insérer des dates et des informations complémentaires.
Autrement dit, il est possible de convertir un email en une tâche en ouvrant l’onglet Tâches, puis en faisant glisser et déposer l’email souhaité dans la fenêtre des tâches.
Cela génère une nouvelle tâche en fonction de l’e-mail que vous avez choisi.
Comment planifier l’envoi des e-mails dans Gmail
Google propose un outil pratique qui vous permet de planifier l’envoi de vos emails à une date ultérieure. Après avoir rédigé votre email, vous ne devez pas appuyer sur “Envoyer”. Au lieu de cela, il vous suffit de cliquer sur la flèche vers le bas à côté de la boîte d’envoi.
Ceci affichera une fenêtre contextuelle proposant trois créneaux horaires pour l’envoi de l’e-mail : le lendemain matin, le lendemain après-midi ou le surlendemain matin. Vous avez la possibilité de cliquer pour choisir parmi les horaires suggérés.
Vous avez également la possibilité de choisir l’option “Sélectionner la date et l’heure” pour accéder à un calendrier et planifier l’envoi de votre email.
Il est essentiel de garder à l’esprit que vos courriels seront expédiés en fonction du fuseau horaire que vous avez défini lors de leur programmation, même si cela peut sembler évident.
Comment annuler l’envoi d’un email dans Gmail
Pour être précis, il n’est pas possible de “désactiver” complètement un ancien e-mail de Gmail, mais il est possible de modifier d’avis pendant une courte période après avoir cliqué sur le bouton d’envoi.
Pour annuler l’envoi d’un email sur Gmail en utilisant la fonction “Annuler l’envoi”, après avoir envoyé votre email, tant que vous n’avez pas actualisé la page, un message contextuel apparaîtra vous indiquant que votre email a été envoyé, avec l’option “Annuler”.
Veuillez appuyer sur ce bouton dès que possible pour ouvrir l’e-mail en tant que brouillon sur votre écran au lieu de l’envoyer.
Vous avez la possibilité de modifier la durée de la fenêtre de rétractation dans vos paramètres. Dans la section “Général” du menu, repérez les réglages pour “Annuler l’envoi”.
En cliquant sur le menu déroulant, vous avez la possibilité de choisir une période d’annulation d’envoi de 5, 10, 20 ou 30 secondes. Il est conseillé de sélectionner l’option maximale de 30 secondes.
Comment employer la fonction “autodestruction” de Gmail.
Google propose une fonctionnalité appelée “mode confidentiel” dans Gmail pour sécuriser les données sensibles, limitant ainsi les accès et les partages non autorisés dans une certaine mesure.
Vous avez la possibilité d’employer le mode de confidentialité de Gmail pour fixer une date limite aux messages (fonction d’autodestruction) ou pour retirer l’accès à tout moment. Les messages confidentiels ne peuvent être transférés, copiés, imprimés ou téléchargés.
Pour créer un email en mode confidentiel, recherchez l’icône correspondante en bas de la fenêtre de composition de l’email – une serrure avec une horloge en face.
Après avoir cliqué sur l’option, une fenêtre pop-up apparaîtra pour vous présenter vos choix de confidentialité. Vous pouvez choisir la date d’expiration du courrier électronique ou opter pour une fonction d’autodestruction. De plus, vous avez la possibilité de demander au destinataire de recevoir un code d’accès par SMS en saisissant son numéro de téléphone.
Pour annuler l’accès à un email confidentiel avant l’expiration prédéfinie, il vous faudra localiser l’email confidentiel d’origine dans vos éléments envoyés. Ouvrez-le et recherchez en bas de l’écran l’option “Révoquer l’accès”.
Il est crucial de noter que les individus peuvent toujours partager ou prendre en photo des courriels confidentiels.
Comment protéger votre messagerie en activant la vérification en deux étapes sur Gmail.
Vous pouvez renforcer la sécurité de votre compte Gmail en activant l’authentification à deux facteurs. Cela implique qu’à chaque connexion à votre Compte Google, vous devrez saisir à la fois votre mot de passe et un code de vérification envoyé, généralement par SMS, mais d’autres méthodes sont également possibles.
Pour activer l’authentification en deux étapes sur votre compte Google, vous devez accéder à votre compte.
Dans la barre de navigation située à gauche de votre écran, choisissez l’option “Sécurité”.
Sous l’onglet “Connexion à Google”, activez la vérification en deux étapes pour continuer et surveiller les activités qui en découlent.
Grâce à la plateforme de messagerie Gmail
Même si vous pouvez utiliser Gmail de Google sans aucun problème, nous croyons qu’en apportant quelques ajustements, vous pourrez améliorer considérablement votre expérience, augmenter votre productivité et être plus efficace dans la gestion de vos e-mails. Ces conseils vous permettront de passer du niveau de débutant à celui d’expert en utilisant Gmail.
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